Hinweisgebersystem
Das Haus der Barmherzigkeit bekennt sich zu seiner gesellschaftlichen Verantwortung und setzt sich daher für Transparenz sowie ethisch und rechtlich einwandfreies Verhalten in sämtlichen Unternehmensbereichen ein.
Wir alle tragen Verantwortung!
In all unseren Beziehungen mit Mitarbeiter*innen, Kund*innen, Geschäftspartner*innen und Behörden streben wir durch verantwortungsbewusstes Handeln und Integrität nach den höchsten Standards. Trotz aller Bemühungen kann es zu einem Fehlverhalten kommen, dass unsere Integrität in Frage stellt.
Die im Oktober 2019 vom Europäischen Rat angenommene EU-Richtlinie zum „Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ (Whistleblower-Richtlinie), verpflichtet unser Unternehmen zukünftig zur Einrichtung interner Meldekanäle (Hinweisgeber:innen Plattform).
Eine wirksame Hinweisgeber*innen Plattform soll den Ruf unseres Unternehmens schützen und finanziellen und rechtlichen Auswirkungen vorbeugen. Es bietet unseren Mitarbeiter*innen und Dritten die Möglichkeit, Verstöße (wie Betrug oder Korruption aber auch sonstige Fehlverhalten) vertraulich zu melden. Das System unterstützt dabei, die Kontrolle über das weitere Vorgehen zu behalten und Hinweisgeber:innen zu schützen.
Umsetzung
Wir wollen sicherstellen, dass Sie Ihre Anliegen frei ansprechen oder Ihre Wahrnehmungen mitteilen können. Egal ob als Einzelperson oder Gruppe. Anliegen und Beschwerden sollten zuerst Ihrer direkten Vorgesetzten oder – unter bestimmten Umständen – Ihrer nächsthöheren Vorgesetzten oder auch dem Betriebsrat gemeldet werden. Wir haben uns zur Umsetzung der EU-Richtlinie für eine Kooperation mit der unabhängigen Ombudsstelle der O.P.P-Compliance GmbH (O.P.P.) mit Sitz in Wels, entschieden. O.P.P. fungiert als neutrale und unabhängige Ombuds- und Clearingstelle für alle einlangenden Meldungen. Dadurch stellen wir auch sicher, dass Hinweisgeber:innen uns, dem Unternehmen, gegenüber, anonym bleiben.
Die Ombudsstelle steht Ihnen bei der Meldung folgender Angelegenheiten zur Verfügung:
Bereiche für Verstöße
- Öffentliches Auftragswesen
- Finanzdienstleistungen und -Märkte, Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
- Produktsicherheit und -konformität
- Verkehrssicherheit
- Umweltschutz
- Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit
- Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz
- öffentliche Gesundheit
- Verbraucherschutz
- Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen,
- Verhinderung und Ahndung von Straftaten (Bestechung, Amtsmissbrauch)
- Rechtsverletzungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union
- Abgabenbetrug
- Schmuggel
- Abgabenbetrug und grenzüberschreitender Umsatzsteuerbetrug
- Förderungsmissbrauch
Sie können ihre Anliegen dort per Telefon oder über die Webseite www.meinhinweis.at melden. Ihr Anliegen wird von Personen, die einer gesetzlichen Schweigepflicht unterliegen, entgegengenommen und bearbeitet.
Kontakt zur Ombudsstelle meinhinweis.at:
- Telefonisch werktags von 08:00 – 20:00 Uhr
- Rufnummer: 07242 306677 800
- Rufnummer mit Unterdrückung ihrer eigenen Mobiltelefonnummer: #31# 07242 306677 800
- Ihre E-Mail richten Sie an hinweis@meinhinweis.at
Wann und wie ist die Ombudsstelle erreichbar?
Die Ombudsstelle erreichen Sie über die Webseite www.meinhinweis.at und das dortige Formular unter dem Punkt „Hinweis geben“. Das Formular führt Sie durch den Meldeprozess und fragt die wesentlichen Informationen in Bezug auf Ihr Anliegen ab. Telefonisch erreichen Sie die Ombudsstelle unter der Rufnummer +43 7242 306677 800.
Wenn Sie Ihren Hinweis anonym, ohne die Anzeige Ihrer eigenen mobilen Rufnummer, geben wollen, dann wählen Sie #31# 07242 306677 800
Sie können Hinweise auch per E-Mail über hinweis@meinhinweis.at übermitteln.
Die Ombudsstelle steht Ihnen werktags von 08:00 bis 20:00 Uhr per Telefon oder jederzeit auf ihrer Webseite, sowie per E-Mail zur Verfügung. Anrufe werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aufgezeichnet und jegliche Gesprächsinhalte oder Korrespondenz werden vertraulich behandelt.
Was passiert, wenn ich die Ombudsstelle anrufe?
Wenn Sie die Ombudsstelle anrufen, wird Ihnen eine unabhängige, geschulte Ombudsperson einige Fragen stellen, um den Hintergrund Ihres Anliegens verstehen zu können. Diese Ombudsperson ist darauf spezialisiert, die richtigen Informationen in Bezug auf das von Ihnen gemeldete Anliegen zu sammeln und Sie zu schützen. Sie wird niemals Partei ergreifen und fungiert ausschließlich als objektive, professionelle Dritte.
Sollten Ihre Hinweise keine der Themenbereiche betreffen, die durch die EU-Richtlinie (bzw. deren Umsetzung in nationalem Recht) umfasst sind, wird sie die Ombudsperson darauf hinweisen und Ihnen mitteilen, an wen Sie sich mit Ihrem anliegen wenden können.
Was passiert mit meinem Anliegen?
Alle Informationen zu Ihrer Identität werden von der Ombudsstelle geheim gehalten. Die Mitarbeiter*innen der Ombudsstelle sind gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtete Personen. Die Ombudsstelle bereitet einen anonymisierten Bericht vor, der an unser Unternehmen zur Bearbeitung weitergeleitet wird.
Erhalte ich ein Feedback?
Fällt Ihr Hinweis nicht unter den Anwendungsbereich des HinweisgeberInnenschutzgesetzes, werden Sie darüber informiert und allenfalls an eine andere geeignete Stelle zur Meldung verwiesen.
Ist die Prüfung Ihres Anliegens abgeschlossen, erfolgt eine Rückmeldung an Sie, sofern Sie bei der Meldung Kontaktdaten bekannt gegeben haben.
Sollte die Untersuchung mehr Zeit in Anspruch nehmen, bekommen Sie zeitnah eine Zwischenmeldung über den Stand der Bearbeitung. Falls für die Bearbeitung Ihres Anliegens zusätzliche Informationen von Ihnen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle mit Ihnen in Verbindung setzen.
Falls sie eine anonyme Meldung abgegeben haben, erhalten Sie bei der Abgabe der Meldung ein Passwort, das Sie bei einer erneuten Kontaktaufnahme nennen müssen, um Informationen zum aktuellen Stand Ihres Anliegens zu erhalten.
Kann ich mich auch an eine externe Meldestelle wenden?
Zuerst sollten Sie prüfen, ob sie Ihren Hinweis über die Ombudsstelle geben können. Ein Hinweis sollte erst dann an eine externe Stelle gegeben werden, wenn die Behandlung des Hinweises im internen Hinweisgebersystem nicht möglich oder dieser nicht zumutbar ist oder sich ein derartiger Hinweis als erfolglos oder aussichtslos erwiesen hat.
Als externe Stelle steht Ihnen die Meldestelle des Bundesamtes zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) zur Verfügung: https://www.bkms-system.net/BAK
Was ist das Besondere an der Ombudsstellen?
Die Mitarbeiter*innen der Ombudsstelle unterliegen einer gesetzlichen Schweigepflicht, somit sind die Vertraulichkeit die Inhalte der Kommunikation zwischen Hinweisgeber:in und der Ombudsstelle gewährleistet. Es ist möglich, die Ombudsstelle anonym zu kontaktieren bzw. Hinweise durch diese anonym an unser Unternehmen übermitteln zu lassen.
Warum sollte ich mich an die Ombudsstelle wenden?
Die Zusammenarbeit sowie die Führung und Förderung von Mitarbeiter*innen ist in unseren internen Richlinien und Vorgaben geregelt. Bei Unstimmigkeiten oder Problemen können und sollen sich alle Mitarbeiter*innen bevorzugt direkt an die Vorgesetzten oder die nächsthöheren Vorgesetzten sowie den Betriebsrat wenden.
Es gibt jedoch Situationen, in denen Mitarbeiter*innen diesen allgemein verfügbaren Beschwerdeweg nicht einschlagen möchten. In diesen Fällen kann sich die Mitarbeiter:in alternativ an die Ombudsstelle wenden.
Wie läuft die interne Untersuchung ab?
Der Hinweis wird im Regelfall durch eine Mitarbeiter der Ombudsstelle analysiert und in zusammengefasster Form anonymisiert an die Geschäftsführung des betroffenen Unternehmens bzw. Unternehmensbereichs weitergeleitet. Zur internen Prüfung wird die Geschäftsführung nur Personen involvieren, die zur Klärung des Sachverhalts zwingend erforderlich sind. Im Rahmen der Prüfung wird der eingegangene Hinweis überprüft, indem beispielsweise Unternehmensdaten ausgewertet oder beschuldigte Personen befragt werden. Falls zur Klärung des Hinweises weitere Informationen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle (soweit der Hinweisgeber diese Möglichkeit einräumt) an den Hinweisgeber wenden.
Wie stelle ich sicher, dass meine Meldung anonym erfolgt und keine Rückschlüsse auf meine Person gemacht werden können?
Das Hinweisgeber:innen System schützt Sie rechtlich, technisch und organisatorisch, wenn Sie anonym bleiben möchten.
Um Ihre Sicherheit weiter zu erhöhen, berücksichtigen Sie bitte folgende Punkte:
- Wenn Sie anonym bleiben möchten, geben Sie keine persönlichen Daten, wie zum Beispiel Ihren Namen oder Ihr Verhältnis zu den Beteiligten an. Geben Sie auch keine Daten an, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.
- Achten Sie auf eine sichere Internetverbindung, dargestellt durch das Schloss-Symbol neben der Adresszeile.
- Gehen Sie nach Möglichkeit direkt auf den meinhinweis.at-Server, indem Sie von der Einführungsseite aus ein Lesezeichen setzen und dieses nutzen oder diesen Link aufrufen.
- Nutzen Sie nach Möglichkeit kein technisches Gerät wie PC, Laptop oder Smartphone oder Telefon, das von Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Insbesondere eine Intranetverbindung, dh eine Netzwerkverbindung aus dem Unternehmensnetzwerk oder WLAN kann Ihre Anonymität gefährden.
- Verwenden Sie eine private E-Mail-Adresse, wenn Sie einen Hinweis per E-Mail abgeben wollen.
- Bei einer telefonischen Meldung von Ihrem Mobiltelefon wählen Sie #31# 07242 306677 800, dadurch wird ihre eigene Rufnummer unterdrückt und nicht angezeigt.
Wie lange dauert es, bis ein Ergebnis vorliegt?
Dies ist von Hinweis zu Hinweis unterschiedlich und kann nicht pauschal angegeben werden. Bei andauernden Untersuchungen erhält die Hinweisgeber*in eine Zwischenmeldung und nach Abschluss der Untersuchungen eine Benachrichtigung, sofern der Hinweis nicht anonym erfolgte.
Die Hinweisgeber*in kann die Ombudsstelle jederzeit, auch anonym, unter Angabe des Unternehmens, Datum und Inhalt der Meldung, sowie Nennung des im Onlineformular selbst vergebenen, Auskunftskennwortes, kontaktieren und einen Status erfragen.
